Rua Januário Matroni, 143 - 1º Andar - Guarulhos-SP 11 2472-7113 11 2463-2101 11 4386-4071

Tecnologia da Informação – A fase da Implantação

“Você está em fase de implementação? Boa sorte!”

Como uma empresa pode controlar com eficiência milhares de itens que comercializa, fazer os registros destes como entrada e saída de estoques, acompanhar flutuações de preços, montar quadros comparativos dos concorrentes e outras tarefas sem a ajuda da informática? Nos dias de hoje podemos dizer que seria praticamente impossível, independente do porte desta empresa.

Na época dos “Mainframes”, apenas empresas de “grande” porte tinham condições de comprar e manter uma estrutura de informática. Porém no inicio dos anos 90 houve uma popularização da informática, com o advento do microcomputador. A partir daí, surgiram inúmeras empresas especializadas em “softwares” de gestão que propunham facilitar a vida dos empresários com informações gerenciais on line e ao mesmo tempo, baratear os custos da informação.

Com esse apelo, o empresariado só tem uma saída, ou entra na era da informática ou fica na idade da pedra e morre por falta de competitividade. Na ânsia de fazer parte do grupo que sobreviverá, os empresários investem alto em softwares que prometem resolver todos os seus problemas de informação e controle.

Bem, é aí que começam os problemas?

Como consultor já vi de tudo, empresas trocarem seus softwares de TI’s por outros, por entenderem que o atual não atende às suas necessidades e quando questionados, dizem que o sistema é “MANCO”, pois sempre falta alguma coisa. Quando ouvimos a frase: Tenho que fazer um “levantamento”, é sinal que o sistema não foi bem implantado.

O processo de implementação de uma TI é muito custoso, tanto financeiro como fisicamente. Financeiro porque os custos não são baixos, vão da licença de uso aos custos de implementação e customização. Este último, muitas vezes é omitido dos empresários ou pelo menos minimizados para garantir as vendas. Fisicamente porque parece que nunca vai acabar (e dificilmente vai!! Quando parece que está por encerrado, surge uma nova versão – upgrade). O resultado desta combinação é o stress dos empresários e de seus funcionários, que se sentem lesados e incapazes diante da situação que eles acabaram criando. Alguns chegam a dizer que têm um sistema Quevedão (Padre Quevedo). Ou seja, “isto no écxiste” e que o sistema continua como antes, “MANCO”, apenas com uma roupagem nova, porém um caminhão de dinheiro se foi e para nada.

Existem dois setores muito fortes nas empresas de TI’s: A área Comercial e a área Jurídica.

Ao longo de anos de experiência profissional tendo passado por inúmeras empresas, não me recordo de nenhuma que tenha uma TI com todos os módulos funcionando adequadamente. Sempre há um pequeno “probleminha”. Normalmente a culpa para estes entraves nunca é do usuário e sim do sistema (pelo menos é o que dizem). Seria fácil se tudo realmente fosse do sistema, mas não é!! A implantação de uma TI requer mudança de cultura. Quando falamos em cultura, falamos de pessoas, que fazem as coisas acontecerem ou não. Normalmente, nem as empresas que pleiteiam os softwares nem as que vendem estão preparadas para fazer esta mudança. É normal sentir medo do novo, de não se adaptar e ser taxado de incompetente. Este talvez seja o maior medo do ser humano.

A compra e a implementação de uma nova TI terá sucesso se houver o envolvimento de todos. Se houver uma preparação antecipada, para isso é fundamental seguir as seguintes etapas:

  • 1) Reavaliação dos fluxos dos processos: Aproveitando o processo de informatização, é interessante reavaliar todos os fluxos. Para isto seria interessante montar equipes de trabalho executoras deste papel, isso gerará comprometimento, uma vez que o resultado é fruto de seu esforço, e se sentirão pais da nova metodologia.
  • 2) Ajuda técnica: É comum pensarmos que os profissionais que estão implementando os módulos da nova TI são “experts” não só no software, mas também em processos. É lógico que por já terem passados por várias implantações até sugerem algumas coisas, mas sua especialidade não é essa. A melhor coisa a se fazer é pedir ajuda a profissionais especialistas no processo em questão. Se estes não existirem internamente, busque fora. O investimento na TI é alto, e depois da implementação fica difícil voltar atrás. É duro ficar com o Mico na mão.
  • 3) Cronograma: Para não haver surpresas, tenha sempre na mão o cronograma de todas as etapas da implantação. Acompanhe e cobre cada uma delas, assim forçarão todos a seguirem com o programado. A tendência natural do ser Humano é de fazer primeiro o que se sabe e depois o resto. Basta olhar os módulos implementados nas empresas, é comum vermos funcionando os módulos contábeis e financeiros, pois o conceito é igual independente do ramo. Outro ponto importante é que com estes módulos implementados, a possibilidade de desistência do comprador diminui.
  • 4) Horas de Implementação: Ao se comprar um sistema ERP, normalmente se compra um certo número de horas de implantação da metodologia. Todavia, este número que parece inicialmente ser grande não dá para muita coisa, e aí começam as surpresas. O custo da hora destes profissionais tende a ser muito elevado, por isso é fundamental que se certifique que as etapas acima de reavaliação dos fluxos e as parametrizações sistêmicas já estejam prontas, ao iniciar o processo de informatização. O atraso no cronograma e consequentemente, o aumento nos custos, se dá em função das constantes solicitações de funcionários, pelo menos essa é a desculpa mais comum dos consultores.
  • 5) Outro ponto que muitas vezes não é avaliado na hora da compra do software é a estrutura de apoio oferecida aos usuários. Por vezes, ficamos a mercê da vontade e da presteza destas empresas para resolver este ou aquele problema, gerando desgastes e prejuízos enormes. E pensar que tudo isto poderia ter sido evitado se, ainda na fase de negociação, o empresário tivesse visitado os clientes usuários deste sistema e conhecido “in loco” as suas dificuldades. A falta de estrutura, principalmente nas pequenas empresas de informática, é latente. Quando vem junto com um profissionalismo duvidoso é um desastre certo.

Dizem que o processo de implementação de uma TI é como construir uma casa, só na terceira vez é que fica bom.

Para quem esta passando por este processo ou vai passar, esteja preparado!!!!

Nota sobre o Autor: Mauricio Moura é Consultor de Empresas e Sócio- Diretor da Moura Fernandes Consultoria. Graduado em Administração de Empresa com especialização em Processo de Produção.


Por: MOURA FERNANDES

Junho 19th, 2015

Categorias: Artigos



Gostou? compartilhe!

Solicite um orçamento